Một checklist vệ sinh cuối ca cần cho nhân viên biết việc nào làm ngay, việc nào làm theo hướng dẫn riêng của thiết bị và việc nào cần ghi lại để ca sau xử lý. Máy pha, máy xay và dụng cụ quầy không có chung một quy trình áp dụng cho mọi mẫu.
Chia việc theo thời điểm
Trong ca, lau sạch phần dụng cụ vừa sử dụng theo hướng dẫn của thiết bị. Với vòi hơi, làm theo chỉ dẫn riêng của máy ngay sau khi dùng. Lau khu vực làm việc và xử lý phần nguyên liệu rơi vãi bằng dụng cụ được phân công cho khu vực đó.
Cuối ca, phân loại các vật dụng tháo rời và làm sạch theo hướng dẫn về chất liệu, cách tháo lắp và sản phẩm vệ sinh được nhà sản xuất khuyến nghị. Khay hứng, tay pha, giỏ lọc, ca đánh sữa và dụng cụ pha thủ công có thể cần cách xử lý khác nhau. Đừng tự tháo chi tiết máy hoặc ngâm bộ phận khi tài liệu của thiết bị không cho phép.
Các công việc vệ sinh sâu và bảo trì cần có lịch riêng dựa trên hướng dẫn của từng thiết bị. Ghi lịch cạnh checklist để nhân viên biết việc nào thuộc cuối ca và việc nào cần người phụ trách xử lý theo chu kỳ.
Viết checklist theo từng thiết bị
Với mỗi máy hoặc dụng cụ, ghi rõ tên thiết bị, bước được phép làm, vật dụng cần dùng và những điều phải kiểm tra trước khi tháo lắp. Nếu có bộ phận nóng, áp suất hoặc nguồn điện, thêm lưu ý an toàn lấy từ đúng tài liệu hướng dẫn. Không dùng một quy trình xả ngược, chất tẩy hay tần suất vệ sinh cho mọi máy pha.
Ví dụ, hướng dẫn sử dụng dòng GS3 của La Marzocco nêu việc lau vòi hơi bằng khăn ẩm và xả một luồng hơi ngắn sau khi dùng. Đây là hướng dẫn cho thiết bị trong tài liệu đó; với máy khác, hãy tra đúng sổ tay của model đang dùng.
Với máy xay, chỉ mở hoặc làm sạch bên trong theo các bước nhà sản xuất cho phép. Với ca, bình lắc, phễu lọc và các dụng cụ rời, đối chiếu hướng dẫn vệ sinh của chính dụng cụ đó trước khi chọn cách làm.
Ghi lại việc đã làm và việc còn chờ
Sau khi hoàn tất, người phụ trách đánh dấu từng mục đã làm, ghi thời gian và nêu rõ thiết bị nào có dấu hiệu bất thường. Nếu một bộ phận cần kiểm tra thêm, ghi người nhận bàn giao và giữ nguyên hướng dẫn vận hành hiện hành cho đến khi người có trách nhiệm xử lý.
Một bảng ngắn có thể gồm: tên dụng cụ, việc cần làm cuối ca, trạng thái hoàn thành và ghi chú bàn giao. Nhân viên mới cũng có thể đối chiếu mục Đào tạo pha chế để xem các nội dung thực hành được ChillingCafe công bố.
Đối chiếu tài liệu của nhà sản xuất trước khi thêm bước mới vào checklist. Có thể xem ví dụ trong hướng dẫn sử dụng GS3 của La Marzocco; nội dung đó không thay thế hướng dẫn cho thiết bị khác.